Wie du es schaffst, dir weniger vorzunehmen. 7 Tipps.
In meinem letzten Blogartikel habe ich darüber geschrieben, warum man sich nicht zu viel vornehmen sollte. Und damit es nicht zu viel im Artikel wurde, habe ich das WIE auf den nächsten verschoben. Hier ist er nun, mit sieben Tipps, um dir weniger vorzunehmen.
1. Hell, yeah! - Prioritäten setzen
Sei dir deiner Ziele und Werte bewusst. Nimm dir etwas Zeit, um Klarheit darüber zu bekommen. Schreibe sie auf und hänge sie dorthin, wo du sie täglich im Blick hast. Sie dienen als Kompass und helfen dir zu erkennen, wozu du “Hell, yeah!” sagst und wozu “Nein, danke.”
Im Arbeitskontext sind Ziele oft vorgegeben. Überlege dir, was diese Ziele für dich persönlich bedeuten. Welchen Beitrag kannst und willst du dabei leisten? Welche Entwicklungen wünscht du dir persönlich? Wie kannst du deine und die Ziele deines Unternehmens in Einklang bringen? Finde eine Priorisierung, die für dich stimmig ist.
Im Team: Macht euch klar, was eure Aufgabe, eure Mission ist. Haben alle im Team die gleiche Sicht darauf? Sprecht darüber. Einigt euch auf Kennzahlen, die euch als Team helfen zu erkennen, ob ihr noch auf Kurs seid oder nicht. Einigt euch auf Ziele, die ihr innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreichen wollt und stimmt sie mit den Unternehmenszielen ab. Eine interessante Methode hierfür ist z.B. die OKR Methode. Baut euch so euren Kompass.
2. Will not get done - Aufgaben streichen
Beim Klären von Prioritäten könnte sich herausstellen, dass manche Aufgaben für niemanden besonders wichtig sind. Diese darf man dann auch gerne mal streichen. Ich habe in meinem Tagesplan einen Slot namens “Hopp oder Ex” eingeführt. In diesem 25-Minuten-Slot nehme ich mir den ältesten Punkt auf meiner ToDo-Liste vor und entscheide: Entweder jetzt daran arbeiten oder streichen.
Und wieder ein Punkt weniger, um den man sich kümmern muss.
Im Team: Es gibt Aufgaben, die schaut man jede Woche im Statusmeeting an, murmelt “Kein Update”, vielleicht noch verbunden mit einer Rechtfertigung, und geht mit leicht schlechtem Gewissen weiter zum nächsten Punkt der Agenda. Und ehe man sich versieht, feiert diese Aufgabe ihren ersten Geburtstag.
Versucht es stattdessen mal damit: Alles was seit über sechs Monaten nicht bearbeitet wurde, fliegt von der aktiven Aufgabenliste. Wenn nicht in den Papierkorb, dann eben in ein Archiv. Je nach Tool lässt sich das prima automatisieren.
3. Aufgaben abgeben - und die Sorge, dass es keiner so gut macht wie du
Wenn wir Aufgaben abgeben, erwarten wir oft, dass sie von der übernehmenden Person ganz genauso erledigt werden, wie wir das immer gemacht haben. Lass los. Erkläre, wie du es gemacht hast. Gib der übernehmenden Person Feedback, sei dabei aber auch ehrlich zu dir selbst: War das jetzt wirklich noch nicht gut genug oder einfach anders als du es machen würdest?
Im Team: Besprecht, welche Aspekte beim Ergebnis wichtig sind. Was sollte nach der Übergabe einer Aufgabe unbedingt weiter so laufen wie bisher, was darf geändert werden? Für wen ist das Ergebnis gedacht, was ist wichtig für den Empfänger?
4. Planen, um den Überblick zu behalten
Manchmal steht ein freier Slot im Kalender und schwups - ist er doppelt vergeben. Weil im Arbeitskalender der Arzttermin nicht drin stand. Weil im privaten Kalender die Rufbereitschaft nicht eingetragen ist. Weil einfach zu viel über zu viele Kanäle reinkommt. Da hilft nur eins: Regelmäßig Zeit für Planung nehmen. Egal wie gut dein Planungstool ist, es kann deinen Kopf nicht ersetzen. Dieser plant, entscheidet, lehnt Termine ab oder sagt sie zu. Unser Gehirn ist gut im Planen und Koordinieren, aber nicht im Merken von Terminen. Dafür hilft dann tatsächlich das tolle Planungstool (das auch ein simples Notizbuch und ein Kalender sein kann). Ein Ort, an dem du Aufgaben sammelst und regelmäßig sortierst, am besten wöchentlich. Für das gute Gefühl, nicht mehr Zusagen zu machen als du einhalten kannst.
Im Team: Sammelt eure Aufgaben an einem Ort, der für alle im Team sichtbar ist. Es kann auch eine gute Idee sein, diesen Ort für Kunden, Vorgesetzte oder andere Teams zugänglich zu machen - dann sehen alle, wie viel ihr bereits auf dem Tisch habt und welche Aufgaben gegebenenfalls gegeneinander abgewogen werden müssen. Kanban eignet sich hier gut als Methode, denn Transparenz ist dort ein wichtiges Prinzip.
5. Mit Puffern planen
Überlege dir realistisch, wieviel Zeit du zur Verfügung hast, um wirklich konzentriert an etwas zu arbeiten. Unterbrechungen gehörten zu deinem Alltag? Plane das mit ein. Überlege, ob du bestimmte Zeiten festlegen kannst, in denen du für Unterbrechungen offen bist (im Sinne von Office Hours) oder eben Zeiten, in denen du dich nicht unterbrechen lässt. Gehe davon aus, dass du montags noch nicht weißt, was Mittwoch auf deinem Schreibtisch landet, und reserviere Zeit für die Dinge, die noch kommen können.
Widerstehe der Versuchung, deine Pufferzeiten doch noch zu verplanen.
Im Team: Auch im Team solltet ihr euch überlegen, wie gut euer Arbeitsalltag planbar ist: Arbeitet ihr die Woche über die Aufgaben ab, die ihr euch montags vorgenommen habt oder bedient ihr Kundenanfragen, die jederzeit hereinkommen können? Ist es eine Mischung aus beidem? Wieviel Zeit verbringt ihr in Meetings? Plant das mit ein. Setzt gemeinsam Prioritäten, damit klar ist, was weggelassen wird, wenn es hektisch wird.
6. Aufträge klären
Man hat ja oft eigene Vorstellungen davon, wie ein Ergebnis aussehen soll und wie dringend es gebraucht wird. Aber entspricht das auch der Idee des Auftraggebers? Mitunter äußert Chef eine Idee im Gespräch und vergisst sie im nächsten Moment, während wir das Ganze als Auftrag verstanden haben und uns an die Umsetzung machen.
Verlass dich nicht auf deine Annahmen darüber, wie wichtig und dringend etwas für deine Auftraggeber ist und wie umfangreich sie sich das Ergebnis vorstellen. Frag nach. Lass dir Rückmeldungen zu frühen Entwürfen geben, das vermeidet unnötige Arbeit und Enttäuschungen.
Im Team: Auch für Teams ist Auftragsklärung wichtig. Vielleicht könnt ihr bestimmte Informationen schon standardmäßig im Auftragseingang abfragen, zum Beispiel die Priorität einer Anfrage. Zögert nicht, Rückfragen an den Auftraggeber zu stellen. Klar kann man auch im Team besprechen, wie es gemeint sein könnte - das mag das Gefühl stärken, richtig zu liegen, aber Gedanken lesen könnt ihr deswegen trotzdem nicht. Fragt nach.
7. Verhandeln
Du würdest so gerne mal zwei Stunden am Stück ohne Unterbrechung arbeiten, aber dein Terminkalender lässt das nicht zu? Überlege dir, wie wichtig diese zwei Stunden Fokuszeit für dein Vorankommen in Bezug auf deine größeren Ziele sind. Sehr wichtig? Dann verschiebe Termine bis du zwei freie Stunden am Stück für dich hast. Dafür musst du vielleicht verhandeln. Versuche es zum Beispiel mit dem INGA-Prinzip fürs Nein-Sagen: Interesse äußern, zum Beispiel am Thema und daran, dass das Gespräch unbedingt stattfinden soll. Nein sagen zu diesem speziellen Termin. Den Grund nennen, warum es in genau diesem Zeitraum nicht stattfinden kann. Alternativen anbieten.
Im Team: Wenn ihr eure offenen Aufträge gut im Blick habt (siehe Punkt 4) und wisst, wieviel ihr schaffen könnt, ist es einfacher, zusätzliche Anfragen abzulehnen - oder eben zu verhandeln, denn ihr könnt ja gut begründen, warum es nicht zu schaffen ist. Vielleicht ist der Umfang verhandelbar oder vielleicht kann ein anderer Auftrag reduziert oder verschoben werden (aber keiner, den ihr bereits angefangen habt, siehe Weniger anfangen, mehr zu Ende bringen.
Jetzt habt ihr 7 Tipps, wie ihr es schaffen könnt, euch weniger vorzunehmen. Mein Favorit ist ganz klar Punkt 1: Wisse, was dein “Hell yeah” ist. Dann wird das “Nein” zu allem anderen ein ganzes Stück leichter.
Was ist dein “Hell yeah” zur Zeit? Und was lässt du dafür diese Woche gerne weg?
