Transparenz schaffen in virtuellen Teams
Als virtuelles Team arbeitet ihr über Standorte oder Organisationseinheiten hinweg, bildet nur projektbezogen ein Team oder gehört neben diesem Team noch weiteren an. Die Technik läuft, alle kennen die Mission und ihr habt euch gemeinsam konkrete Ziele gesetzt. Alle sind motiviert, machen sich an die Umsetzung und lassen sich durch nichts mehr ablenken.
Oder?
Selbst für Präsenzteams ist es schwierig, im geschäftigen Arbeitsalltag den Fokus auf wichtige Ziele nicht zu verlieren, durch dringende Anfragen nicht vom Wichtigen abgelenkt zu werden. Noch schwieriger ist das für virtuelle Teams. Arbeiten Teammitglieder für mehrere Teams oder Projekte, werden Prioritäten schnell überlagert. Distanz kann zu einem Gefühl der Isolation führen, der eigene Beitrag scheint nicht gewürdigt zu werden, die Beiträge der anderen sind nicht sichtbar genug. Man fühlt sich mehr und mehr als Einzelkämpfer, beginnt die Sinnhaftigkeit der eigenen Anstrengungen in Frage zu stellen und verliert die Motivation.
Wie lässt sich das verhindern?
In diesem Blogartikel geht es darum, Teamziele, Beiträge zum Erfolg und nicht zuletzt einander im Blick zu behalten. Damit alle wissen, was vor sich geht, und die Motivation erhalten bleibt.
Transparenz und Präsenz: So bleiben Teamziele lebendig
Ziele sind die Grundlage für Motivation - die Abweichung des Ist-Zustands vom Soll-Zustand bringt uns ins Handeln. Verlieren wir ein Ziel aus den Augen, lässt unsere Motivation nach. Wir haben aber in der Regel zu jedem Zeitpunkt zahlreiche Ziele. Einige haben wir uns selbst gesetzt, andere sind uns vorgegeben. Im Arbeitsalltag, vor allem wenn Menschen an mehreren Projekten oder für mehrere Teams arbeiten, können Ziele im Konflikt miteinander stehen. Für Führungskräfte ist es daher wichtig, die Aufmerksamkeit des Teams auf das für sie relevante Ziel aufrecht zu erhalten.
Dazu gehört zum einen, Teamziele an einem Ort zu hinterlegen, der für alle Teammitglieder gut zugänglich ist. Idealerweise ist dort auch gleich der Fortschritt sichtbar, den das Team auf dem Weg zum Ziel bereits gemacht hat. So ein Ort kann zum Beispiel eine Teamseite im Unternehmens-Wiki sein. Eine Teamseite hat den Vorteil, dass man weitere Informationen über das Team dort hinterlegen kann - vom Standort über die Spezialgebiete der einzelnen Teammitglieder bis hin zu bevorzugten Meetingzeiträumen oder Hobbies ist alles möglich. Vor allem Teams, die remote zusammenarbeiten, bietet ein virtueller Teamraum eine gute Möglichkeit, mehr übereinander zu erfahren und die Teamziele und einander im Blick zu behalten.
Doch auch der schönste virtuelle Teamraum verwaist, wenn er den Teammitgliedern nicht präsent im Gedächtnis bleibt. Ihr könnt nicht davon ausgehen, dass eure Mitarbeitenden morgens als erstes euren Teamraum öffnen, um sich zu informieren, was es neues gibt und wie weit ihr vorangekommen seid. Deshalb lenkt die Aufmerksamkeit eures Teams immer wieder auf das Ziel und die erreichten Fortschritte. Das geht zum Beispiel in Team Meetings oder auch in gemeinsamen Chaträumen, in denen man auch kleine Schritte durchaus feiern darf. Ermutigt euer Team, selbst Erfolge zu teilen und geht mit gutem Beispiel voran.
Indem ihr den Blick immer wieder auf die gemeinsamen Ziele richtet, zeigt ihr eurem Team auch, dass sie weiterhin wichtig für euch und die Organisation sind und nicht bereits von neuen Prioritäten überholt wurden.
Virtuelle Teamdynamik: Beiträge erkennen und wertschätzen
Wenn man nicht zusammen im Büro sitzt, kann man die anderen auch nicht beim Arbeiten beobachten. Daraus entsteht mitunter das Gefühl, dass andere nicht den gleichen Beitrag zum Teamerfolg leisten wie man selbst. Auch für Führungskräfte wird es schwieriger, die Leistung einzelner Mitarbeitender einzuschätzen.
Es gibt verschiedene Tools, die helfen können, Transparenz darüber zu schaffen, wer im Team woran arbeitet. Teams, die Ticket-Systeme nutzen, können sich die Statistiken in der Regel direkt im Tool anzeigen lassen. Für Teams mit weniger standardisierten Aufgaben bietet sich zum Beispiel ein Kanban Board an. Es zeigt nicht nur, wer an welchen Themen arbeitet, sondern gibt insgesamt einen Überblick darüber, wie viele Dinge gerade gleichzeitig in Bearbeitung sind, was bereits abgeschlossen wurde und was noch auf das Team wartet.
Kanban als Methode kann noch viel mehr, zum Beispiel kann es die Durchlaufzeiten einzelner Aufgaben reduzieren, indem es die Anzahl der begonnen Aufgaben begrenzt. Mehr dazu könnt ihr in diesem Artikel lesen.
Behaltet bei allen Vergleichen der Arbeitslast im Blick, dass Menschen unterschiedliche Stärken haben und unterschiedliche Dinge zum Team beitragen. Vielleicht bearbeitet eine Person weniger Kundenanfragen als alle anderen, ist dafür aber der Joker, der die komplizierten Fälle übernimmt, allen anderen im Team hilft und neue Teammitglieder anlernt. Überlegt zusammen im Team, wie ihr auch diese Fälle sichtbar machen und wertschätzen könnt.
Wo sind denn alle? Verfügbarkeitszeiten in Remote Teams kommunizieren
Beim Arbeiten im Homeoffice kann man sich einerseits sehr einsam fühlen - ist noch irgendwer online? - andererseits schnell das Gefühl bekommen, etwas Wichtiges zu verpassen, sobald man den Rechner zum Feierabend ausschaltet. Früher hat der Chef zu Hause angerufen, wenn man nicht pünktlich im Büro erschien ohne sich abzumelden, bestenfalls gar nicht im Kontrollwahn, sondern um nachzufragen, ob alles in Ordnung ist. In virtuellen Teams merkt es im Zweifel den ganzen Tag keiner, wenn jemand ungeplant fehlt. Wenn es auffällt, weiß man nicht unbedingt, ob die Betreffende heute Urlaub hat, vor Ort beim Kunden ist, später anfängt oder einfach nicht im Chat eingeloggt ist. Und ob Menschen geplante Abwesenheit in einem Projektteam kommunizieren, für das sie vielleicht 20 Prozent ihrer Zeit arbeiten, hängt auch davon ab, ob sie das Gefühl haben, dass es jemanden interessiert.
Vereinbart deshalb zusammen im Team, wie ihr An- und Abwesenheiten kommunizieren wollt. Im Status des Chats lassen sich bereits Botschaften hinterlegen, die Auskünfte über Urlaub, Fokuszeit oder kurze Abwesenheiten geben. In geteilten Kalendern können geplante Abwesenheiten für alle sichtbar hinterlegt werden - allerdings besteht hier die Herausforderung darin, mehrere Kalender pflegen zu müssen, wenn man zu mehreren Teams gehört. Sprecht in euren Meetings darüber, um praktikable Lösungen zu finden. Es lässt sich sehr viel entspannter abwesend sein, wenn man weiß, dass das Team informiert ist.
Vielleicht braucht ihr weitere Regeln in eurem virtuellen Team: Darüber, welche Meetings verpflichtend sind, an welchen Meetings nicht alle teilnehmen müssen, wann meetingfreie Zeiträume sein sollen, wann Unterbrechungen okay sind und wann nicht. Zu diesen gemeinsamen Regeln zu kommen, erfordert Abstimmungsprozesse und Feedback-Schleifen. Zu denen kommen wir im nächsten Artikel dieser Reihe.
Weitere Blogartikel in dieser Reihe:
Weiter geht in den nächsten Wochen mit den Themen:
- Feedback
- Gute Arbeitsbeziehungen
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