Wissen aufteilen im Team: Wie das gelingt und was das für den Erfolg eurer Projekte bringt
Projekte sind nur dann erfolgreich, wenn das Projektteam effektiv zusammenarbeitet. Dabei spielt nicht nur die sinnvolle Verteilung von Aufgaben und Verantwortungsbereichen eine wichtige Rolle, sondern auch die Zuständigkeit für bestimmte Wissensbereiche. In diesem Artikel erfahrt ihr, warum es wichtig ist zu wissen, wer im Team was weiß, was transaktive Gedächtnissysteme damit zu tun haben und wie ihr sicherstellen könnt, dass das Wissen über das Wissen in eurem Team auch ausgetauscht wird.
Die Basis: Klare Zuständigkeiten für Wissen und Expertise
Studien belegen: Teams, denen die Aufteilung von Wissen und Expertise gut gelingt, sind zufriedener, erfolgreicher und lernen besser. Teams die gut lernen wiederum sind innovativer. Damit in eurem Team die Aufteilung von Wissen gut funktioniert, sollten diese Voraussetzungen erfüllt sein:
- Alles Wissen das benötigt wird, um euer Projektziel zu erreichen ist, ist im Team vorhanden und jedes Teammitglied kennt sich mit einem Teilbereich besonders gut aus.
- Alle im Team wissen und sind sich einig darüber, wer in welchem Bereich Expert:in ist.
- Alle im Team vertrauen der jeweiligen Expertise der anderen.
Ist die Zuständigkeit für Wissen gut aufgeteilt, hat das einige Vorteile sowohl für die einzelnen Teammitglieder als auch für das Team als Ganzes:
- Teammitglieder werden mental weniger belastet: Jedes Teammitglied kann sich auf den eigenen Wissensbereich konzentrieren. Informationen, die für andere im Team relevant sind, können sie einfach weiterleiten. Weil die Zuständigkeiten klar sind, müssen sie dafür nicht lange suchen.
- Gleichzeitig haben sie Zugang zu mehr Wissen: Weil relevante Informationen zuverlässig die zuständigen Expert:innen erreichen, können sie ingesamt mehr neues Wissen ansammeln als es ohne das Team möglich gewesen wäre.
- Und sie haben mehr freie Kapazitäten, um dieses Wissen zu verarbeiten: Weil sich niemand im Team im Detail mit Bereichen auseinandersetzen muss, um die sich jemand anderes kümmert, hat jedes Teammitglied mehr freie Kapazitäten, neues Wissen aus dem eigenen Spezialgebiet zu intregrieren.
- Das kann zu innovativeren Lösungen durch das Team führen: Wenn Teams das Wissen aus ihren Spezialbereichen miteinander kombinieren, können dadurch neue Lösungen entstehen, auf die keine:r im Team allein hätte kommen können.
Wie aber gelingt eine erfolgreiche Wissensverteilung im Team?
Nichts geht ohne Vertrauen
Eine entscheidende Voraussetzung dafür, dass die Wissensaufteilung im Team funktioniert, ist gegenseitiges Vertrauen: Vertrauen, dass die anderen Teammitglieder die Verantwortung für ihren Zuständigkeitsbereich wahrnehmen. Vertrauen, dass sie sich wirklich gut in ihrem Bereich auskennen. Und schließlich Vertrauen, dass sie ihr Wissen mit dem Team teilen, wenn es benötigt wird.
Dieses Vertrauen aufzubauen, gelingt am besten durch positive Erfahrungen in der Arbeit miteinander und durch Kommunikation. Erfahrung allerdings braucht Zeit. Und das ist eine schlechte Nachricht für Projektteams, die gerade neu zusammengesetzt wurden oder deren Mitglieder im Verlaufe des Projekts häufig wechseln. Umso wichtiger wird Kommunikation.
Kommunikation als Katalysator
Es wird niemanden überraschen: Funktionierende Kommunikation ist die Grundvoraussetzung für Koordination und Kooperation im Team. Und damit das gelingt, ist es wichtig Räume zu schaffen, in denen die Teammitglieder ungehindert kommunizieren können - auch über die reinen Projektdetails hinaus. Räume, die Gelegenheit bieten, um sich auszutauschen und etwas über die Expertise der anderen zu erfahren. Über Wissensgebiete, für die sich die Mehrheit im Team vielleicht nicht unbedingt interessiert. Das ist schwierig, denn im allgemeinen tendieren Menschen dazu, Gemeinsamkeiten zu suchen und sich darüber auszutauschen und zu verbinden. Für die sinnvolle Aufteilung von Wissen und die Kombination unterschiedlicher Expertisen zu neuartigen Lösungen sind jedoch gerade die Wissensunterschiede innerhalb des Teams interessant. Deshalb ist es wichtig, gezielt nach diesen Unterschieden zu suchen. Und eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich Menschen sicher fühlen, gerade über die Themen zu sprechen, mit denen nur sie sich auskennen.
Drei Tipps für den erfolgreichen Austausch von Wissen im Projektteam
- Nehmt euch gleich zu Beginn die Zeit, euch kennenzulernen. Sprecht in einem Projekt Kick-off nicht nur über Ziele und Meilensteine des Projekts, sondern auch über eure Superpowers, Präferenzen und Grenzen. Das kann vom bevorzugten Heißgetränk über Lieblingstools und -kommunikationskanäle bis zu typischen Erreichbarkeitszeiten reichen. Einigt euch auf Grundregeln für die Kommunikation: Was soll via Meetings, Email, Chat, Telefon oder Aufgabenmanagementtools stattfinden? Soll es meetingfreie Tage geben, ist es ok nachts Emails zu schreiben und wie schnell dürfen Antworten erwartet werden? Diese grundlegenden Dinge gleich zu Beginn zu klären, gibt Sicherheit und hilft so, Vertrauen im Team aufzubauen.
- Stellt die Zusammenarbeit im Team regelmäßig auf den Prüfstand. Nichts ist in Stein gemeißelt und Vereinbarungen, die nicht funktionieren, dürfen auch wieder abgeschafft werden. Das gilt vor allem, wenn Teammitglieder im Verlauf des Projekts wechseln. Jeder Mensch ist anders und neue Teammitglieder ersetzen nicht einfach eins zu eins ihre Vorgänger. Wenn sich das Team verändert, kann sich auch die Verteilung von Expertise verändern und Verantwortungsbereiche müssen möglicherweise angepasst werden. Ein gutes Format für eine regelmäßige Rückschau ist die Retrospektive. Darüber habe ich in einem früheren Artikel schon einmal geschrieben:
Retros für Teams Retros für Teams
- Nutzt Tools, die dabei helfen, den Überblick über Wissensverteilung und Vorlieben im Team zu behalten. Das können zum Beispiel physische oder virtuelle Whiteboards oder Team-Wikis sein, in denen sich Teammitglieder vorstellen können, Expertisebereiche angeben und Präferenzen hinterlegen. Das ist besonders dann relevant, wenn ihr hauptsächlich remote zusammenarbeitet.
Das psychologische Konzept dahinter: Transaktive Gedächtnissysteme (TMS)
Das psychologische Konzept hinter der Wissensaufteilung im Team ist das der Transaktiven Gedächtnissysteme (TMS). TMS funktionieren wie ein erweitertes Gedächtnis: Statt nur im eigenen Gedächtnis nach Informationen zu einem bestimmten Thema zu suchen, erhält man zu einem gewissen Grad Zugriff auf das Gedächtnis der anderen im Team. Man kennt das aus langjährigen Partnerschaften und in diesem Kontext wurden TMS auch zuerst untersucht: Der eine hat die Geburtstage auf dem Schirm, die andere weiß, wem man womit eine Freude macht. Zusammen machen sie die besten Geburtstagsgeschenke.
Später wurden TMS dann auch innerhalb von Gruppen untersucht und festgestellt, dass gut entwickelte TMS mit besseren Ergebnissen und größerer Zufriedenheit im Team einhergehen. Mich hat das Thema so fasziniert, dass ich es zum Gegenstand meiner Masterarbeit im Bereich Wirtschaftspsychologie gemacht habe. Ganz besonders beeindruckt hat mich eine Fallstudie, über die in der Harvard Business Review berichtet wurde (den Link zur Fallstudie findet ihr am Ende des Artikels). Es geht um ein Team von Spezialisten, das in den 90ern sehr erfolgreich an der Entwicklung neuer und günstiger Raketenantriebe für den Transport von Satelliten ins All arbeitete - ohne sich ein einziges Mal persönlich getroffen zu haben.
Möchtest auch du für dein Team die optimalen Voraussetzungen schaffen, um euer Projekt von Anfang an auf Erfolgskurs zu bringen, weißt aber noch nicht genau wie? Dann lass uns sprechen und wir schauen zusammen, wie ich euch dabei unterstützen kann:
Zum Weiterlesen:
Retros für Teams Retros für Teams
Harvard Business Review Can Absence Make a Team Grow Stronger?
