Virtuelle Zusammenarbeit: Gemeinsame Ziele festlegen
Für Teams, deren Mitglieder sich selten sehen und die kaum eine Chance haben, sich zufällig im Büro über den Weg zu laufen, die unterschiedlichen (Unternehmens-)Kulturen angehören, ist es besonders wichtig, ein klares Verständnis des gemeinsamen Ziels zu haben, um ihre Handlungen aufeinander abzustimmen.
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Ganz oben steht die Mission
Eine klare Mission ist wichtig, um Menschen an unterschiedlichen Orten und in unterschiedlichen Organisationen oder Organisationseinheiten auf eine Richtung einzustimmen. Wenn ihr als Führungskräfte gewohnt seid mit Zahlen, Daten, Fakten zu arbeiten, werdet ihr vielleicht die Augen verdrehen, aber ich empfehle es trotzdem: Versucht euch im Storytelling. Gebt eurem Team eine Geschichte, die der Mission Leben einhaucht und Lust macht, sich auf den Weg zu begeben. Ihr kennt ja sicher das Saint-Exupéry Zitat: „Wenn du ein Schiff bauen willst …“ .
Unser Gehirn sucht ständig nach kohärenten Mustern, die uns helfen, unsere Umgebung zu verstehen. Geschichten ordnen Ziele, Entscheidungen und Anforderungen in einen Kontext, der ihnen den Sinn verleiht, nach dem wir alle im Leben streben. Wenn die Mitarbeitenden in eurem Team den Sinn dessen verstehen, was von ihnen verlangt wird, werden sie eher bereit sein, die Anforderungen umzusetzen. Außerdem erlaubt es ihnen einzuschätzen, ob das was sie tun und wie sie es tun, der Mission hilft oder nicht. Es versetzt sie in die Lage, alternative Wege zu erkennen und Verbesserungen anzustoßen.
Konkrete Ziele formulieren, die das Team motivieren
Um die Mission in konkrete Ziele zu übersetzen, empfehle ich gerne die OKR-Methode: OKR steht für Objective and Key Results - Ziele und Schlüsselergebnisse. Aus der Mission der Organisation entwickeln die verschiedenen Teams und Bereiche ihre Ziele und stimmen sie aufeinander ab. Zusätzlich legen sie konkrete Zwischenziele - Key Results - fest, die auf die Erreichung des übergeordneten Ziels - der Objectives - einzahlen.
Die OKR-Methode hält dazu an, herausfordernde Ziele zu wählen, die Anzahl der Ziele zu beschränken und diese klar und präzise zu formulieren. Das hält den Fokus und aus der Arbeitspsychologie wissen wir schon lange, dass herausfordernde und präzise formulierte Ziele zu höherer Leistungsbereitschaft motivieren als vage, zu leichte oder unerreichbare Ziele.
Natürlich müssen Ziele für virtuelle Teams nicht in Form von OKRs gesetzt werden, wichtig ist, dass sich das Team auf Ziele verständigt hat. Und die sollten sich an ähnlichen Kriterien orientieren wie OKRs: Nicht zu viele, damit der Fokus nicht verloren geht. So formuliert, dass allen Beteiligten klar ist, was zu welchem Grad erreicht werden soll. Anspruchsvoll, aber nicht unmöglich zu erreichen. Und vor allem sollten sie im Einflussbereich des Teams liegen: Für das Unternehmen kann das Ziel in einer Umsatzsteigerung um X Prozent bestehen. Was genau bedeutet das für euer Team? Welchen Beitrag leistet ihr? Das sollte sich in den Zielen widerspiegeln, konkret und handlungsorientiert.
Online Workshops um gemeinsame Ziele zu entwickeln
Mit virtuellen Whiteboards und Abstimmungstools wie Miro, Menti oder Conceptboard lassen sich Ziele remote gut gemeinschaftlich entwickeln. Die digitale Zusammenarbeit bietet sogar einige Vorteile. Erste Gedanken zu einem Thema kann zunächst jede:r für sich unbeobachtet am Schreibtisch notieren bevor sie in der Gruppe geteilt werden. So werden auch diejenigen beteiligt, die in Gruppen nicht gern sofort das Wort ergreifen. Der Effekt ist bekannt vom Brainwriting, eine Form des Brainstorming, bei der Ideen zunächst schriftlich festgehalten und dann in der Gruppe geteilt werden.
Die Chat-Funktion eröffnet einen zusätzlichen Kanal, der in digitalen Meetings gerade in größeren Gruppen gern genutzt wird, um angesprochene Themen zu vertiefen oder parallele Diskussionen zu führen. Aber Achtung, auch dieser Kanal will moderiert werden und die im Chat besprochenen Inhalte sollten auch in der verbalen Diskussion aufgegriffen werden. Das macht die Moderation um einiges komplexer und es empfiehlt sich, diese zwischen mehreren Personen aufzuteilen. So kann sich eine Person auf die Steuerung des Meetingablaufs konzentrieren während die Co-Moderation den Chat im Auge behält und sicherstellt, dass die dort angesprochenen Themen Eingang in die Hauptdiskussion finden.
Ein weiterer interessanter Vorteil digitaler Tools sind KI-gestützte Funktionen, die Aufgaben wie das Clustern von Ideen, Erstellen von Meeting-Protokollen bis hin zur Entwicklung ganzer Projektpläne abnehmen. Das braucht möglicherweise eine Anlernphase zwischen KI und Nutzenden bis das Meeting-Protokoll wirklich die Ergebnisse des Meetings widerspiegelt und der abgeleitete Projektplan tatsächlich umsetzbar ist. Doch die KIs werden ja immer besser und wir Menschen lernen gerade, unsere Anfragen immer gezielter zu formulieren. In jedem Fall sollte das Ergebnis kritisch geprüft werden, bevor es mit dem Team geteilt wird.
Zoom Fatigue: Videokonferenzen ermüden
Trotz aller technischen Assistenz bleiben online Meetings für den Menschen anstrengender als Meetings in Präsenz, also denkt daran, Pausen einzuplanen. Es mag sich anfangs etwas seltsam anfühlen, eine Atem- oder Lockerungsübung via Video anzuleiten oder zwei Minuten Sitzen in Stille auszuhalten. Ihr werdet jedoch feststellen, dass die meisten Menschen sehr dankbar sind, nach 90 Minuten online Meeting einmal durchatmen oder sich schütteln zu dürfen. Die Kamera muss dafür ja nicht eingeschaltet bleiben und ihr könnt die Teilnehmenden im Nachgang einfach fragen, wie sie es fanden.
Zum Beispiel mit einer Emoji-Abstimmung am Ende des Meetings:
Wie hat euch die aktive Pause gefallen? Stimmt ab:
😊
🤷
😵💫
Emoji-Abstimmungen sind eine simple Variante, um im digitalen Raum Feedback einzuholen. Und weil Feedback unter anderem für das Lernen im Teams enorm wichtig ist, widme ich mich diesem Thema im übernächsten Artikel dieser Reihe. Nächste Woche geht es erst einmal um Transparenz.
Weitere Blogartikel in dieser Reihe:
Um diese Themen geht es in den nächsten Wochen:
- Feedback
- Gute Arbeitsbeziehungen
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Zum Weiterlesen:
Akram Tello OKR Certification, Coaching, Training - OKRI - Effective OKR Certification Courses
DGUV Publikationen Zoom-Fatigue: Symptome, Ursachen und Maßnahmen (Aus der Arbeit des IAG Nr. 3126)
